Deux activités (rapides) pour se mettre en route
Quel(s) terme(s) définirait le mieux un projet « scolaire » ?
Avez-vous déjà participé à des projets dans votre établissement si oui de quel type ?
1. Mais un projet qu’est-ce que c’est ?⚓
Des définitions⚓
Définition :
Le projet est ce qu'on a l'intention de faire en s’appuyant sur une estimation des moyens nécessaires à la réalisation. Synonymes : dessein, idée, intention, plan, programme.
Le projet peut aussi être un travail préparatoire, une première rédaction. Synonymes : canevas, esquisse, schéma. Projet d'acte; ébaucher, élaborer, laisser à l'état de projet. »
Serreau, 2013
Définition :
Un objet d’étude complexe, multiforme et pouvant être abordé de différentes manières.
Catherine Reverdy, 2013
Définition :
« Le projet est un processus unique qui consiste en un ensemble d'activités coordonnées et maîtrisées, comportant des dates de début et de fin, entrepris dans le but d'atteindre un objectif conforme à des exigences spécifiques, incluant des contraintes de délais, de coûts et de ressources ».
Source : Organisation Mondiale de Normalisation / norme ISO 10006 (version 2003) et reprise par l'AFNOR sous la norme X50-105
Les clés d’une conduite de projet en milieu scolaire : de la problématisation à la réalisation⚓
Définir les objectifs Méthode SMART
Spécifique Mesurable Atteignable Réaliste Temps
S comme Spécifique
En fixant un smart objectif, il faut que celui-ci soit spécifique, c’est-à-dire clairement défini.
Plus vous êtes précis, mieux vous pourrez déployer les efforts nécessaires pour y arriver.
Il faut avouer qu’il est difficile de commencer et de terminer lorsque les objectifs sont vagues. Par exemple, « augmenter le trafic de notre site » n’est pas du tout concret. Les moyens utilisés peuvent être insuffisants ou excessifs sans des objectifs clairs.
M comme Mesurable
Le deuxième critère suggère des objectifs mesurables, qu’on peut quantifier, chiffrer ! Sans cela, vous ne pourrez pas savoir si vous avez atteint vos objectifs, si les résultats sont insuffisants ou vont au-delà de vos espérances.
A comme Atteignable
Comment atteindre un objectif smart ?
Rien ne sert de vouloir atteindre la lune si l’on n'a pas les moyens de s’y rendre.
Vos moyens sont-ils à la hauteur de vos ambitions ? Si vous manquez de ressources pour la réalisation du projet, il vaut mieux ne plus fixer d’objectifs et tout arrêter.
Changez de projet, définissez des objectifs moins ambitieux ou changez d’objectifs !
Posez-vous les bonnes questions :
•Est-ce que ces objectifs sont à ma portée ? •Est-ce que je dispose des ressources financières et humaines nécessaires ? •Est-ce que je dispose des compétences nécessaires ? •Est-ce que j’ai assez de temps ?
R comme Réaliste
Ce critère est souvent confondu avec le A de atteignable, parce que « réaliste » et « atteignable » signifient à peu près la même chose.
Il s’agit ici d’évaluer la pertinence de vos objectifs. Vous avez peut-être les moyens et le temps, mais est-ce rentable ? Est-ce que cela ne risque pas d’épuiser vos ressources ?
En étudiant ce critère, le but est savoir si vos objectifs sont réalistes, réalisables et pertinents par rapport à votre situation.
T comme Temporellement défini
Fixer une deadline à un projet est essentiel pour l’utilité de celui-ci !
La plupart des objectifs se doivent d’être atteints dans un certain laps de temps pour qualifier le projet de réussi.
2. Les cinq étapes-clés de la démarche de projet⚓
1. Elaborer la problématique⚓
S’interroger sur le contexte (diagnostic interne, institutionnel, …) afin de s’appuyer sur un état des lieux,
Interroger les acteurs et bénéficiaires sur leurs besoins (membres de la communauté scolaire élargie) : établir un constat partagé
Complément :
Méthode : Définir son projet
Méthode : Décrire le projet _ La carte d’identité
Qui | Description des personnes concernées, des parties prenantes, des intervenants |
Quoi | Description de la problématique, de la tâche, de l’activité |
Où | Description des lieux |
Quand | Description du moment, de la durée, de la fréquence |
Comment | Description des méthodes, des modes opératoires, des manières |
Combien | Description des moyens, du matériel, des équipements |
Pourquoi | Description des raisons, des causes, des objectifs |
Cela permet d’avoir un point de départ fixe, assez précis.
2. Monter l’équipe et définir le projet⚓
Méthode :
Identifier l’équipe de pilotage et communiquer auprès de l’équipe du projet et des acteurs,
Choisir un ou deux caps consensuels après avoir questionné et mutualiser les idées des acteurs/bénéficiaires,
Définir les objectifs et les indicateurs en lien, pour préparer l’évaluation,
Préciser les grandes étapes/jalons du projet.
Conseil :
L’équipe de pilotage se forme avec des membres de l’équipe éducative concernés par le projet (dont le chef / porteur de projet) et des acteurs locaux qui peuvent se rendre disponibles,
Communique régulièrement à l’équipe éducative et aux partenaires en faisant des propositions sur la mise en œuvre et des points d’étape,
Assure le suivi, la mise en œuvre et l’évaluation du projet.
3. Identifier les ressources et les contraintes⚓
Méthode :
Anticiper en équipe de pilotage les freins ou obstacles potentiels au projet (par exemple un intervenant extérieur qui annule son intervention, un déplacement des élèves qui ne peut se faire, le matériel commandé n’est pas disponible, etc…)
Envisager avec l’équipe pédagogique et d’autres acteurs les leviers ou solutions alternatives à mettre en œuvre.
Anticiper les freins et les leviers éventuels au projet
Recenser les besoins d’accompagnement et de formation des acteurs du projet
Anticiper en équipe de pilotage les freins ou obstacles potentiels au projet, par exemple un intervenant extérieur qui annule son intervention, un déplacement des élèves qui ne peut se faire, le matériel commandé n’est pas disponible, etc.
Envisager avec l’équipe pédagogique (et d’autres acteurs) les leviers ou solutions alternatives à mettre en œuvre.
4. Structurer le projet⚓
Méthode :
Etablir un (rétro)planning (actions, réunions de l’équipe de pilotage, la communication),
Se répartir le travail et formaliser clairement le rôle de chacun.
Identifier les bénéficiaires, les acteurs et les personnes-ressources,
Définir clairement les objectifs avec leurs indicateurs correspondants (modalités et critères d’évaluation),
Décrire le projet,
Planifier les étapes du projet.
Tableau Kanban
Tableau Gantt
Tableau RACI
Identifier les personnes à mobiliser (internes, externes, partenaires, etc.),
Préciser les rôles et se les répartir,
Formaliser le rôle de chacun.
Définir un planning réaliste
Suivre son avancement et détecter les retards, leurs conséquences
Communiquer avec les parties prenantes tout au long du projet
Réalisateur (Responsable)
Approbateur (Autorité)
Conseiller (expert-Conseil)
Informé
5. Réguler et évaluer⚓
Evaluer son projet
Se poser les questions d’évaluation dès le début de son projet, à partir du moment où l’on a des objectifs qui ont été posés.
Définir les critères et les indicateurs au début pour pouvoir les évaluer à la fin du projet.
Pour chaque objectif définir un critère et pour chaque critère définir un indicateur.
Critères et indicateurs
Un critère est élément de référence qui permet de juger, d’estimer, de définir quelque chose.
En général, il faut plusieurs critères pour évaluer toutes les dimensions d’une question d’évaluation.
Un indicateur est un instrument de mesure qui donne de l’information ; une variable qui aide à mesurer le changement. L’indicateur qualifie ou quantifie la satisfaction d’un critère.
Choisir un indicateur, c’est choisir les méthodes de recueil de l’information selon la source : analyse documentaire, observation, mesure, enquêtes, …
Suivre l’avancement,
Modifier les jalons, redéfinir les objectifs si besoin,
Communiquer avec les partenaires.
Attention : Pourquoi communiquer ?
Faire le point sur l’avancée du projet avec l’équipe de pilotage,
Vérifier si les objectifs et indicateurs doivent être redéfinis,
Vérifier si les jalons clés du projet sont atteints,
Informer régulièrement les partenaires, les parents,
Communiquer sur le projet au sujet de sa finalité, de son avancement, de son impact et de son planning sont des éléments clés pour contrôler les idées reçues ou non à propos du projet,
Etablir un plan de communication
On commence par communiquer car si on communique efficacement et régulièrement , forcément, on assure une régulation et une évaluation du projet optimum tout du long.
La régulation se fait assez naturellement à partir d’une bonne communication, prévue en réunion de pilotage.
Bien choisir son support de com pour donner des infos rapidement ou régulièrement, favoriser le transfert de connaissances et un dialogue permanent.
Méthode : Trois types d’objectifs
Faire connaitre, faire identifier,
Faire adhérer, convaincre,
Agir sur les pratiques.
Legame-plan
La méthode de « la Une »
Une méthode pour valoriser les réalisations au cours des étapes du projet, communicable auprès des acteurs et partenaires du projet.
Une photographie à l’instant T du projet.
Un compte-rendu des réunions de pilotage.
3. Un projet c'est donc...⚓
Un chantier unique avec une date de début et une date de fin ;
Un objectif bien défini ; -Des processus définis pour atteindre l’objectif ;
Des contraintes de coûts, de temps ; -Des étapes (ou phases) décomposant le projet ;
Une priorité identifiée au sein de l’école ou établissement.